अभिलेख व्यवस्थापन भन्नाले के बुझ्नुहुन्छ ? यसको महत्व उल्लेख गर्नुहोस्
नीति निर्माणको आधारशिला
कार्यालयमा प्राप्त भएका तथा कार्यालयबाट अन्यत्र पत्राचार गरिएका विद्युतीय तथा गैरविद्युतीय सामग्रीलाई अभिलेख भनिन्छ । यस्ता कागजपत्र, चिठीपत्र, फिल्म, भिडयो, कम्प्युटर कपीको संकलन, प्रशोधन, संरक्षण, वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण, उपयोग र सम्भार गर्ने कार्यको समष्टिलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ । अभिलेख संरक्षण ऐन र अन्य कानुनले पनि अभिलेखको प्रभावकारी संरक्षण र उपयोगमा जोड दिएका छन् ।
कार्यालयमा प्राप्त भएका तथा कार्यालयबाट अन्यत्र पत्राचार गरिएका विद्युतीय तथा गैरविद्युतीय सामग्रीलाई अभिलेख भनिन्छ । यस्ता कागजपत्र, चिठीपत्र, फिल्म, भिडयो, कम्प्युटर कपीको संकलन, प्रशोधन, संरक्षण, वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण, उपयोग र सम्भार गर्ने कार्यको समष्टिलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ । अभिलेख संरक्षण ऐन र अन्य कानुनले पनि अभिलेखको प्रभावकारी संरक्षण र उपयोगमा जोड दिएका छन् ।
अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व
-संस्थागत संस्मरण कायम गर्न,
-महत्वपूर्ण सामग्रीको संरक्षण गर्न,
-वर्तमानका अभिलेख भविष्यको प्रयोगमा ल्याउन,
-प्रमाणको वैज्ञानिक संरक्षण गर्न,
-कर्मचारीलाई जिम्मेवार र जवाफदेही बनाउन,
-निर्णय प्रक्रियामा एकरूपता कायम गर्न,
-ठीक निर्णय ठीक समयमा गर्न,
-खोजेका बखत जुनसुकै सामग्री प्राप्त गर्न,
-भावी पुस्तालाई विगतका बारेमा जानकारी दिन,
-समय व्यवस्थापनमा सहजता ल्याउन,
-कार्यालय कक्षको स्थान बचत गर्न,
-सरोकारवालाको पहुँच र पारदर्शिता बढाउन,
-पुरातात्विक महत्वका वस्तु जोगाइराख्न,
-संस्थागत स्मरणलाई मजबुत बनाउन,
-निर्णय प्रक्रियालाई सरल र प्रभावकारी बनाउन,
-आधुनिक प्रविधि प्रयोग गर्न,
-विगतका निर्णयबारे जानकारी दिन,
-अभिलेख चोरी र नष्ट हुन नदिन,
-अभिलेखको प्राथमिकता निर्धारण गर्न,
-संकट व्यवस्थापन गर्न आदि ।
अतः कार्यालयमा प्राप्त भएका वा सिर्जना भएका महत्वपूर्ण कागजपत्रको संग्रह, सुरक्षा, उपयोग र सम्भार गर्नु नै अभिलेख व्यवस्थापन हो । कार्यालयका सम्पूर्ण गतिविधि अभिलेखमार्फत देखिने भएकाले यसको वैज्ञानिक व्यवस्थापन गरी संगठनको हितमा उपयोग गर्नु आजको आवश्यकता हो ।
Comments
Post a Comment